行政工作中的数字之美
发布时间:2019-09-17 10:51

各位亲爱的读者,本期我们讨论的话题是:行政工作中的数字之美。

为了说明这个话题,我将从以下3个方面来进行分享,希望对各位亲爱的读者有所帮助。

1、 行政工作中数字的用处

2、 化繁为简与化简为繁

3、 行政是否需要统计学的知识

以下就开始我们的讨论吧。

一、 行政工作中数字的用处

说到这个话题,大家一定很熟悉,行政日常接触最多的就是各种数字,算租金,算水电,算餐费,算成本,做比较表,做分析,做预算,做预提等等,行政的进阶或许是一个从不会做表格到表哥表姐再到不用自己做表格的过程吧。

那我们有没有想过,这么多的数据,我们如何有效的整合,在需要的时候可以拿出来show呢?比如说,年中了,公司要求降低10%的行政预算,那你觉得除去了固定支出后,还有什么可以砍的呢?行政最容易控制的大额支出是什么呢?

 

我个人的经验是:电费和司机费用是最容易控制的非固定支出的大额支出。

有些伙伴要问了,司机费用可以理解,那为什么电费是最容易控制的呢?笔者和你分享一个真实的案例,

笔者曾经管理的一个办公区,入驻一段时间后,笔者发现电费偏高,笔者将办公区照明电,设备电,机房用电及空调用电等分别计算了之后,发现照明电占了总电量的20%左右,机房用电占了30%左右,空调用电的根据季节和气温浮动最大。基于此,笔者采用了2个方法:

l 午休时间办公区设置自动关灯,走道及餐厅灯(非长明灯)改为光感灯。

l 机房空调温度从16度调整为26度,并在机房空调外机下方安装自动喷水降温设备。

l 办公区窗户安装限位器,限制开窗角度,并采用四角通风法通风,

l 办公区空调由内保在8点半提前开启,并在10点统一调整(夏天25度,冬天19度),并在空调开关上加装盖板,盖板上增加卡通节能宣传。

l 办公区出口处设置感应设备,设置晚上9点后感应到人就播放提醒关灯关空调的语句。

l 开关灯责任到部门,且每月在管理层月会上通报。(提前取得了领导的支持)

 

在这些方法的配合作用下,夏季的电费有效降低了15%,节约了不少费用。

 

大家可能会问了,这个案例和我们的主体有什么关系呢?当然有啊,如果没有日常数据的收集和对细节数据的分析,笔者怎么敢去想以上的方案,并说服领导支持呢?

 

简答来说,笔者认为行政工作中数字的用处是:

l 合理支出费用的支撑

l 行政工作的量化表现

l 日常各类分析的基础

l 行政工作创新的依据

l 升职加薪中的奠基石

 

二、 化繁为简与化简为繁

这里的化繁为简和化简为繁类似中国武术中的举重若轻和举轻若重,其实是对数据运用的一种变化。

首先我们要能将复杂的数据整理出需要的数据,这一步是化繁为简。举个简单的例子,你负责公司的班车,领导让你提交一份班车运行情况报告,你报告内的数据哪里来?有条件的,从班车上面人员的打卡来处理就比较方便啦。1天2天的好弄,几个月的怎么弄呢?考验一下excel水平咯。中间过程不就赘述了,个人有个人的办法,类似vlookup啦,数据透视啦,只要能达到目的就没问题了。

那问题来了,领导想看的是你完整的数据,还是整合过的数据呢?最后一定是趋势图,饼状图,重点员工线路热点图之类的吧。

这个就是化繁为简了哦。将复杂的数据,通过各种手段规整后,得到一个直观的,量化的数据。用潮流的说法,类似通过大数据分析,得到了用户画像。

 

下面就是化简为繁了,这里面的关键就是建立各类数据间的关联,这里的关联指的是有意义的关联,而不是类似大数据领域经典的笑话:“有人根据大数据发现,冰淇淋的销量与森林火灾的发生次数成正比,因此判断想要冰淇淋买的好,去多放几把火少不了”。

 

拿案例出来举例子最靠谱。

笔者朋友(以下用A来代替)分享过一个事情,有段时间在抽查保洁用品的数量时发现,近期卷筒纸的用量突然增高,A第一反应是怀疑是不是阿姨偷偷的拿回家去用了,因为这样的事情在普遍了,也有先例。

笔者问了一下,她们公司卷筒纸的主要使用场景。A反馈说是洗手间包厢用纸及餐厅的檫手纸。我在问,有询问过阿姨,哪个场景的用量发生变化了么?A说阿姨反馈都高。

根据经验,笔者建议A看一下最近的菜单是否偏油腻或者偏重口味。A调查后反馈,的确有这样的情况,最近一段时间他们食堂在搞四川美食周。我建议A在美食周过后,再看一下卷纸的用量,同时关心一下医务室内医生这里对于肚子不舒服的接诊量是否有增加。

最终的原因还是在四川美食周的菜单设计上,存在可以优化的地方。

 

在这个例子里面,我们从厕纸的用量这个单一的数据上,延伸到了对场景数据的分析,最终通过医务室的数据及菜单数据的分析,找到了厕纸用量上升的根本原因。

这里的思路就是建立数据间的关联性,也就是笔者说的化简为繁了。

三、 行政是否需要统计学的知识

最后,我们说到了行政是否需要统计学方面的知识,笔者的观点是需要的。为什么呢?主要是几方面原因:

l 统计学不是一门你看到的书上写的那么晦涩的学问,统计学的核心在于教会你从数据内寻找关联。笔者推荐你看3本统计学方面的书籍《赤裸裸的统计学》、《直面事实》及《清醒思考的艺术》,或许能改变你对统计学的印象哦。

l 行政是门跨学科跨专业的工作,日常应用的各类科学知识,其底层逻辑几乎都离不开数学。如果你不转行做编程或算法的话,学习统计学的知识,有利于你加快对知识的转化、应用及可能的联合创新。比如说,你要讨论机房空调的合适设置温度,那你就要从机房设备的负载,设备数量,风道分析,机房空调的风量,制冷量,外机风量等方面来梳理,如果你不懂这块的知识的话,运维部门的伙伴直接和你说,出了事情你负责。那你只有灰头土脸的回去了。那如何快速了解这些知识呢?用上统计学的方法,帮你快速入门。

l 使用统计学的知识,结合概率学方面的知识,能提高准确判断用户待办任务的几率,准确的了解了用户的待办任务,就能更好的有的放矢提供相关解决方案了。比如说笔者在上面举得卷筒纸的案例。

l 统计学能帮你跨越你日常的经验,比如说为什么现在用双拼的人越来越少,而大家都在用看上去输入更多字母的全拼呢?你是怎么想的呢?其实原因很简单从数据上来说,双拼的错误率远大于全拼,所以最终就被淘汰了。如果没有数据的统计,我们能得出这个真实的结论么?

最后,我们来总结一下本文的重点:

1、 行政工作中接触的数据是日常很多工作的基础

2、 从化繁为简到化简为繁是思考模式的转变

3、 学习统计学及相关方法,有助于提高行政竞争力。